Păstrarea și conservarea documentelor

Păstrarea și conservarea documentelor

1. Păstrarea şi conservarea documentelor.
2. Sistematizarea documentelor în depozitul de arhivă. Ghidul topografic. Protecţia muncii în arhive.

 

Bibliografie:

1. Legea Arhivelor Naţionale art. 12, 29, litera d-g
2. Instrucţiuni privind activitatea de arhivă art. 5 litera f., art. 48 anexa nr. 8; art. 81-108
3. Laurenţiu Mera, Îndreptar arhivistic, Cluj-Napoca, 2002, pag. 132-134, 139-153
4. Regulament de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, Bucureşti, 2005 Art. 10, pct.1, litera c; Art. 11 pct. 1, litera “i”; Art. 13, pct. 1 litera “h”; Art. 15, pct. 1 litera ”g”; Art. 17, pct. 1 litera “g” (atribuţii ale conducerii instanţelor privind păstrarea documentelor); Art. 38, pct. 1; Art. 53, pct. 1 litera “t”; Art. 60, pct. 1, litera “e”; Art. 62, pct. 1, litera “i”; Art. 85; (atribuţiile personalului auxiliar al instanţelor judecătoreşti şi de la departamentul economico-financiar şi administrative privind păstrarea documentelor); Art. 92, pct. 1-2; Art. 93, pct. 8; Art. 139, pct. 1; Art. 140, pct. 2, litera “a” la “d”, pct. 4, litera “a”- “b”
5. Normativ privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, Bucureşti 1996
6. Norme generale de protecţia muncii, Ed. Ministerului Muncii şi Solidarităţii Sociale, Bucureşti 1996

 

 

1. Păstrarea şi conservarea documentelor

 

Legea Arhivelor Naţionale Art. 12 – Creatorii şi deşinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele create şi deţinute în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiţii decât cele prevăzute de lege

 

Astfel, art. 12 prevede obligativitatea ca deţinătorii de arhive să păstreze documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege. Cu alte cuvinte trebuiesc intreprinse permanent măsuri care să contribuie la eliminarea oricărui pericol de distrugerea a documentelor, acestea, în marea lor majoritate, pe lângă valoarea lor practică, au o valoare documentar ştiinţifică deosebită, prin conţinutul informaţiilor cuprinse în ele, sunt considerate documente ce fac parte din Partrimoniul Arhivistic Naţional.

Nerespectarea şi neasigurarea condiţiilor de păstrare şi protejare potivit art. 12 constituie contravenţii dacă nu sunt săvârşite în astfel de condiţii încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracţiuni şi ele se sancţionează cu amenzi contravenţionale.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinţare a documentelor care fac parte din FAN constituie potrivit art. 27 din LAN infracţiune şi se pedepseşte conform prevederilor Codului penal.

Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăpari amenajate în acest scop.

Noile construcţii ale cratorilor şi deţinătorilor de arhive vor fi avizate numai în cazul în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.

          În depozitele de arhivă sau încăperile amenajate în acest scop se vor asigura condiţiile necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare ca:

- praf

- lumina solară

- variaţii de temperatură şi umiditate

- surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici (rozătoare, carii),

- pericol de incendiu

- temperaturi excesive

- inundaţii sau infiltraţii de apă

          Depozitele de arhivă vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii. În cazul rafturilor confecţionate din lemn sau cu cadrul de metal dar cu poliţele din lemn, partea din lemn se va trata cu substanţe ignifuge.

Dimensionarea rafturilor se va face în funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film, cartoane, mape, dosare, registre) ale materialului de protecţie (cutii, containere, tuburi şi suluri din carton), ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. Este interzisă depunerea pe jos, între rafturi sau depunerea pe poliţe a unor materiale mai mari decât dimensiunea  în lăţime a raftului, astfel încât să împiedice manipularea sau accesul la documente.

Se recomandă:

1. a) amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală;
2. b) iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi;
3. c) becurile de iluminat situate între rafturi vor fi dotate cu globuri şi grilaje de protecţie.

 

Măsuri pentru asigurarea stabilităţii sistemelor de depozitare

 

1. Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber în lăţime de cca 70 - 80 cm. În depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5- 2,0 m lăţime, pe lungimea sau lăţimea depozitului
2. Toate depozitele sau încăparile de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă.
3. Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară (aşezarea necorespunzătoare în raft a dosarelor pot determina distrugerea acestora)
4. În cazul în care sunt documente de mai multe tipuri (hârtie, fotografii, benzi magnetice) acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea acestora să poată fi organizată în mod corespunzător.
5. Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice
6. Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, bibliorafturi, tuburi în raport de natura şi dimensiunea lor.
7. În depozitele de arhivă conţinând documente scrise trebuie să se asigure un microclimat caractarizat prin:

- temperaturi optime cuprinse între 15 - 24 grade Celsius

- umidităţi relative de 50 - 60 %

În depozitele de benzi magnetice şi mateiale fotografice

- temperaturi optime cuprinse între 14 - 18 grade Celsius

- umiditatea relativă de 40 - 50 %

8. Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane)
9. Depozitele de arhivă sau încăparile amenajate în acest scop se vor aerisi natural. Acesastă aerisire se va efectua atunci când umiditatea atmosferică se încadrează în limitele specificate la punctul 7. Pentru măsurarea sau urmărirea umidităţii şi temperaturii depozitele vor fi dotate cu aparate de control (termometre, higrometre) iar citirile vor fi consemnate într-un registru.
10. În depozitele de arhivă sau încăperi amenajate în acest scop se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară pentru a se evita insalubrizarea sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte, mucegai).

În cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de înlăturare a acestuia, cerându-se, în cazuri deosebite, sprijinul Arhivelor Naţionale.

Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin:

- desprăfuire: desprăfuirea documentelor se face cu perii moi sau tampoane iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice

- curăţire mecanică

- dezinsecţie şi deratizare: depozitele de arhivă se deratizează ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5 ani

Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă (mobilier dezafectat, pancarte, cărţi şi reviste din bibliotecă, alimente şi îmbrăcăminte, unele sau aparate de orice fel)

Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie, asigurându-se în permanenţă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.

11. Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reşourilor, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor, întrerupătoarelor sau altor instalaţii electrice defecte. De preferinţă înterupătoarele se dispun în afara depozitului.

Camerele de lucru, depozitele de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei de arhivă vor fi menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a locurilor din apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor.

Depozitele de arhivă şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu stingătoare portabile, cu încărcătură de bioxid de carbon şi praf, asigurându-se toate celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor.

Deţinătorii de arhive sunt obligaţi să păstreze în stare prefectă de funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, pe care le au în dotare şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora.

12. Ferestrele, uşile şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţi în depozite. Accesul in depozite este permis doar responsabilului cu munca de arhivă şi persoanelor care pot manipula şi transporta aceste documente potrivit unei aprobări. La manipularea şi transportul documentelor se iau măsurile de protecţie neceare asigurării arhivei pe durata transportului.

Deţinătorii de documente au obligaţia să comunice Arhivelor Naţionale intenţia de a construi sau amenaja depozite de arhivă, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de arhivă.

Orice situaţie de calamitate în depozitele de arhivă se comunică imediat Arhivelor Naţionale (inundaţii, incendii, surpări de rafturi sau alte părţi ale structurii depozitului de arhivă provocate din diverse cauze)

 

2. Sistematizarea documentelor în depozitul de arhivă. Ghidul topografic. Protecţia muncii în arhive.

 

În sens arhivistic sistematizarea este o etapă determinată sub aspectul grupării unităţilor arhivistice (u.a.) în cadrul fondului şi, în sensul mai larg al noţiunii, sub aspectul grupării fondurilor în depozitele de arhivă.

Sistematizarea în cadrul fondului are ca obiectiv gruparea documentelor ordonate în u. a. (dosare perfectate, fascicole, registre) sau serii, grupe (cronologice, tematice, pe registraturi, părţi structurale) în aşa fel ca prin determinarea locului u.a.  şi a succesiunii lor în cadrul fondului, acestea să devină cît mai accesibile folosirii, în acelaşi timp, păstrându-şi particularitpţile din punct de vedere al activităţii instituţiei şi a evoluţiei acesteia.

Sistematizarea fondurilor (închise sau deschise) în depozite urmăreşte o grupare la nivelul fondurilor (compartimentelor de muncă) care să asigure, pe cât posibil, legăturile fireşti între fonduri şi să contribuie la folosirea cât mai uşoară şi eficace a acestora. Scopul sistematizării este de a înlesni cât mai mult posibil evidenţa în depozite a fondurilor şi în acelaşi timp, valorificarea, sub toate formele a documentelor arhivistice.

Determinantă în sistematizarea fondurilor este numărul şi capacitatea depozitelor, folosirea judicioasă a întregului spaţiu de depozitare, forma documentelor arhivistice. În alegerea felului de aşezare a fondurilor  arhivistice trebuie avută în vedere metoda cea mai comodă şi uşoară pentru folosirea lor de către cei interesaţi dar se va ţine seama şi de preluările ulterioare de documente, cele impuse de legislaţia arhivistică cu privire la depunerea la arhiva generală a documentelor de către instanţe sau compartimentele de muncă.

În activitatea de sistematizare a documentelor în depozitele de arhivă când sunt mai multe fonduri arhivistice sau colecţii, fondurile şi colecţiile se aşează în depozite pe instanţe, secţii sau domeniu de activitate. Pentru fondul propriu (fond deschis) care îşi continuă activitatea va trebui lăsat spaţiu de creştere, în funcţie de cantitatea de documente ce se creează anual, ca şi de posibilităţi.

La instituţiile în care se dispune de mai multe încăperi cu destinaţia de arhivă, fiecare depozit trebuie numeroatat. Astfel, depozitele de arhivă din cadrul unei clădiri se numerotează începând cu numărul 1, iar rafturile se numerotează în limitele unui depozit, începând cu numărul 1, de la stânga la dreapta de la intrare, iar poliţele, de asemenea, se numerotează cu numărul 1 de sus în jos, de la stânga la dreapta. În cadrul fondului arhivistic propriu, documentele se aşează pe instanţe sau pe grupe de acelaşi fel, şi, în cadrul lor, cronologic (pe ani, pe luni, pe numere de dosar).

Dosarele preluate de la compartimentele de muncă  a departamentului economico-financiar şi administrativ sunt depuse pentru păstrare permanentă în depozitele departamentului şi  se aşează pe rafturi (pe poliţe) fie în ordinea cronologică a anilor, iar în cadrul anului pe termene de păstrare, fie pe compartimente şi, în cadrul compartimenului, pe ani şi pe termene de păstrare.

Dosarele de judecată şi registrele, preluate de la registratura instanţelor de judecată, se aşează în rafturi pe ani şi  în cadrul anului în ordinea cronologică a numerelor din registrul general de dosare în cazul în care instanţele  mai efectuează înregistrarea manuală – ca spre exemplu judecătoriile – sau, în ordinea datei certe preluată din Registrul general electronic al dosarelor în cazul sistemului ECRIS al numărului unic.

Dosarele create la tribunale şi judecătorii, acolo unde afluxul de documente şi folosirea acestora de către justiţiabili sau alte persoane avizate este foarte mare, prin aprobarea colegiului de conducere, se pot păstra la registratură unde se va organiza o arhivă intermediară, în care dosarele şi registrele se păstrează un termen de până la cinci ani după care se predau pe bază de inventare (ale instrumentelor de evidenţă) şi proces-verbal de predare - primire la arhiva generală.

Registrele generale de dosare, opisele alfabetice şi Registrul informativ sau Registrul general electronic de dosare reprezentând instrumentele de evidenţă pentru dosarele de judecată, inventariate anual, se vor aşeza în raft în ordinea cronologică din inventare.

          Pe rafturi dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta. Preluările ulterioare care întregesc compartimentele, respectiv documentele instanţei, pe măsura creării lor şi depunerii la arhiva generală, vor fi aşezate în continuarea anilor (arhivelor de instanţă) sau  compartimentelor respective (în arhiva departamentului economico-financiar).

Se recomandă depunerea documentelor permanente separat de cele cu termenul de păstare limitat în locurile cele mai corespunzătoare de păstrare din cadrul depozitului pentru asigurarea celei mai bune conservări şi a evitării oricărui pericol de distrugere. Documentele permanente de la instanţe se pot aşeza pe raft, cronologic, îndeosebi după efectuarea selecţionării documentelor pe baza registrului general de dosare (sau la departamentul economico-financiar pe compartimente, sau pe compartimente şi în cadrul acestuia, pe ani).

Pentru regăsirea operativă a documentelor din depozite se întocmeşte pentru fiecare depozit în parte ghidul topografic cu următoarea rubricatură:

1. În colţul din stânga sus al ghidului se va înscrie numărul depozitului în cadrul clădirii
2. În rubrica 1, “nr. curent” se vor înscrie, începând cu numărul 1 în continuare, compartimentele din cadrul aceluiaşi depozit
3. În rubrica 2, denumirea compartimentelor se va înscrie în ordine alfabetică
4. În rubrica 3, “anii extremi”   se vor trece anii extremi ai documentelor de pe rafturi
5. In rubricile 4-5 cantitatea în ml şi u.a. Se vor înscrie numai datele privind documentele aflate în depozitul respectiv aparţinând instanţei sau compartimentului prevăzute în rubirca a 2-a
6. În rubricile 6 şi 7 se completează cu numărul sau numerele rafturilor şi poliţelor pe care sunt aşezate documentele înscrise în rubrica 2
7. In rubrica Numărul fondului se va trece denumirea instanţei sau a compartimentului iar în rubrica nr. 9  se vor trece numerele inventarelor documentelor depuse pe raftul şi poliţele respective

În afara Ghidului de depozit se recomandă întocmirea “Ghidului de raft” consemnâmdu-se: Denumirea compartimentului; Nr. de raft;  Nr. de poliţe iar pentru acestea se va trece  anii extremi;

 

Scoaterea unităţilor arhivistice din deposit

 

Scoaterea dosarelor de judecată din depozite se face de către grefierul-arhivar, responsabil cu munca de arhivă, de grefierul-arhivar responsabil al depozitului de arhivă respectiv sau de alte persoane desemnate cu manipularea dosarelor. Scoaterea dosarelor se face pentru cercetarea lor  în cadrul procesului de judecată, sau pentru consultarea lor de către persoanele autorizate prin Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti, pe baza fişei de control (vezi Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatori). Se vor trece pe fişa de control: Compartimentul; Nr. de inventar, Anul, Numele şi prenumele solicitantului şi Data. Fişa de control se introduce în locul unităţii, în prezenţa persoanei care solicită dosarul.

Evidenţa scoaterii dosarelor de judecată din depozitul de arhivă constituită pe baza datelor cuprinse în sistemul ECRIS este asigurată de facilităţiile prevăzute de sistem : generare de citaţii, generare de liste de şedinţă şi editare de încheieri de şedinţă sau generarea de situaţii statistice standard, extragerea din baza de date a diverselor informaţii statistice despre dosarele, sau documentele ce au legătură cu cauzele aflate pe rol sau chiar lista dosarelor scoase din depozitul de arhivă.

În cazul depozitului de arhivă al Deparatmentului economico-financiar şi administrativ toate unităţile arhivistice scoase din depozit vor fi trecute în Registrul de depozit, model anexa nr. 8 la Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatori. Registrul se completează de către arhivarul sau responsabilul cu munca de arhivă. La completarea rubricilor registrului se vor avea în vedere următoarele:

• “Numărul curent” începe cu 1 şi se completează în continuare odată cu solicitările de scoatere a documentelor din depozit.
• La rubrica denumirea compartimentului se va completa denumirea din care provine documentul scos
• În rubrica “cota u.a” se va trece numărul curent din inventar al unităţii arhivistice scoase din depozit
• În rubrica a patra se trece “ scopul scoaterii din depozit” (documentare pentru informări, lucrări administrative etc)
• În rubrica cincea se va completa cu numele, prenumele solicitantului şi funcţia în societate
• În rubrica a şasea se va completa data scoaterii unităţii arhivistice şi semnătura solicitantului
• În rubrica a şaptea se consemnează data restituirii unităţii arhivistice şi semnătura arhivarului ca semn al restituirii a.

 

Protecţia muncii în arhive

 

Se desfăşoară într-un cadru legislativ bine definit (Codul muncii, Legea protecţiei muncii nr. 90/1996 şi Normele metodologice de aplicare a ei, Regulamentul de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti – 2005 – Compartimentul de protecţia muncii).

Obligaţii şi răspunderi ale conducerii instanţei sunt, în primul rând, cele cuprinse în Secţiunea a XI-a - Compartimentul de protecţia muncii a Regulamentului de ordine interioară al instanţelor judecătoreşti:

- La fiecare instanţă se organizează compartimentul de protecţia muncii sau

se desemnează o persoană responsabilă cu aceste atribuţii. Unde sunt compartimente de protecţia muncii vor fi înfiinţate serviciul de securitatea muncii şi serviciul de medicina muncii.

- Serviciul de securitate a muncii (sau persoanele desemnate) au atribuţii :

1. evaluează riscurile de accidentare şi îmbolnăviri profesionale
2. controlează toate locurile de muncă în scopul prevenirii accidentelor şi îmbolnăvirilor profesionale
3. asigură instruirea şi informarea personalului în probleme de protecţia muncii

- Serviciul de medicină a muncii are atribuţii:

1. participă la evaluarea, identificarea şi comunicarea riscurilor privind îmbolnăvirile profesionale
2. monitorizează starea de sănătate a personalului

În afara acestor prevederi din Regulamentul de ordine interioară, conducerilor instanţelor de judecată le mai revin următoarele obligaţii:

- să stabilească măsurile tehnice, sanitare şi organizatorice de protecţie a muncii, corespunzător condiţiilor de muncă şi factorilor de mediu specifici dintr-o arhivă

- să asigure informarea fiecărei persoane, anterior angajării în muncă, asupra riscurilor la care acestea se expun la locul de muncă precum şi asupra măsurilor de prevenire necesare.

- să asigure obligatoriu şi gratuit, dotarea cu echipamente de protecţie a salariaţilor care desfăşoară activităţi la persoanele fizice sau juridice potrivit criteriilor stabilite în Normativul-Cadru de acordare şi utilizare

Obligaţiile şi drepturile persoanelor care lucrează în depozite de arhivă la instanţele judecătoreşti:

-         să-şi însuşească  şi să respecte normele de protecţie a muncii şi măsurile de aplicare ale acestora

• nici o persoană nu va putea fi admisă la lucru fără efectuarea instrucajului introductiv general şi a instructajului la locul de muncă. Instrucajul periodic se va defăşura ori de căte ori este necesar, la intervale ce nu vor depăşi 6 luni. Se va completa Fişa individuală de instructaj privind protecţia muncii.

La depozitele de arhivă este obligatorie respectarea următoarelor măsuri minimale de protecţie a muncii:

1. ancorarea rafturilor metalice (sau din fier cornier cu poliţe de lemn) pentru evitarea răsturnării acestora
2. folosirea scărilor adecvate pentru scoaterea corectă a dosarelor de pe rafturile ce depăşesc 2,40 ml (scări stabile cu sprijin dublu pentru posibilitatea folosirii ambelor mîini pentru manipularea dosarelor în raft şi nu a scărilor care se sprijină pe raft. În caz de necesitate se poate asigura scoaterea de pe raft de către două persoane, acolo unde rafturile sunt mai înalte de 2,50 ml şi nu există platformă pe culuarul dintre rafturi.
3. Folosirea mijloacelor de protecţie împotriva prafului, mucegaiurilor, şi a altor factori biologici (mănuşi de protecţie, mască de protecţie pe faţă, halate de protecţie)